Rappels

Les règles qui écrivent à un client avant sa venue, et après une absence.

Rappels est une liste de règles, pas une liste de messages. Une règle dit quand écrire et sur quel canal ; Moshivo l'applique ensuite tout seul à chaque rendez-vous, aussi longtemps que la règle est active. Rien ne s'envoie ici à la main, et il n'y a aucune file à surveiller.

Lire cette page est l'une des six étapes de configuration de votre checklist du Cockpit — c'est son ouverture qui la coche, car l'objet de l'étape est que quelqu'un ait vu la cadence livrée d'origine.

De quoi une règle est faite

Ajouter ouvre le formulaire. Trois champs, dans cet ordre :

• Le type. Rappel de rendez-vous (avant le rendez-vous) écrit en amont d'une réservation confirmée. Récupération de no-show (après une absence) écrit après un rendez-vous marqué manqué.
• Le décalage, en heures entières, de 1 à 336 — jusqu'à deux semaines de part et d'autre. Dans la liste, les règles se lisent T-24h avant le rendez-vous et No-show +2h · offre de récupération.
• Le canal. Auto (origine + email) par défaut, ou un canal fixe : LINE, WhatsApp, Email ou SMS.

Un troisième type, Relance de prospect, figure dans la liste et peut être enregistré, mais rien ne l'expédie aujourd'hui. Relancer une demande restée sans suite est le travail de l'assistant, qui se configure sur Agent.

Auto, et pourquoi il envoie deux fois

Auto désigne le canal par lequel le client vous a joint en premier — c'est la conversation la plus ancienne qui tranche, LINE ou WhatsApp — et ajoute l'email en second exemplaire dès que vous avez une adresse. Deux messages, c'est délibéré : un rappel qui arrive vaut mieux qu'un rappel bien rangé, et les deux canaux échouent pour des raisons différentes.

Un canal fixe envoie sur ce canal et sur aucun autre. Le champ Repli (optionnel) à côté est enregistré et affiché sur la règle, mais rien n'y est réessayé quand un envoi échoue : une règle qui nomme un canal sur lequel le client n'est pas joignable ne part tout simplement pas. SMS figure dans la liste et n'est pas encore branché ; une règle réglée dessus n'envoie rien. Auto est la réponse sûre aux deux cas.

Activer et désactiver une règle

La pastille Statut dans la ligne est l'interrupteur : on ou off, en un clic, sans rien ouvrir. Cliquer la ligne elle-même ouvre la règle en modification, et le menu de la ligne la supprime. Désactiver une règle arrête les messages à venir ; elle ne rappelle pas ce qui est déjà en file pour les minutes qui suivent.

Ce que le client reçoit

Le texte est celui de Moshivo et ne se modifie pas ici. Il est rédigé dans la langue du client — apprise de ce qu'il vous a écrit, à défaut celle de votre espace de travail — et il porte un lien pour modifier ou annuler, ce qui transforme un rappel en rendez-vous déplacé plutôt qu'en fauteuil vide. Une réservation en visio reçoit le lien de la réunion à la place de l'adresse.

Sur WhatsApp, le message est un modèle approuvé, car un rappel tombe toujours hors de la fenêtre de réponse de 24 heures de Meta. Il ne part que dans une langue approuvée pour votre numéro : un modèle encore en attente chez Meta bascule sur l'anglais plutôt que d'échouer. Connectez le canal dans Canaux.

Le calendrier, honnêtement

L'expédition tourne toutes les cinq minutes : une règle prévue à 09h00 part entre 09h00 et 09h05. Elle traite du plus ancien au plus récent et s'arrête sur une horloge, donc une minute très chargée décale la fin de file au lieu de la perdre. Un no-show de plus de sept jours n'est jamais récupéré : il est trop tard pour être une récupération et trop vieux pour être bien reçu.

Les rappels sont inclus dans toutes les formules. Ils commencent à partir dès qu'un canal de messagerie est connecté — avant cela, une règle est un réglage sans personne à joindre.